VAT-UE krok po kroku: informacja podsumowująca w 2026

Co wyjaśnia ta strona i na jaki dzień

Ta strona opisuje jedną część rozliczenia VAT w Unii Europejskiej: informację podsumowującą VAT-UE, potocznie nazywaną deklaracją VAT-UE, z perspektywy małego sklepu internetowego: kto ją składa, które transakcje do niej trafiają, do kiedy ją wysłać i co zrobić, gdy w złożonej informacji jest błąd. Opis przygotowaliśmy na podstawie ustawy o VAT w tekście jednolitym z 2026 roku oraz stron biznes.gov.pl i podatki.gov.pl. Stan na 20 października 2026.

To nie jest porada podatkowa. Strona porządkuje przepisy i oficjalne wyjaśnienia, ale nie ocenia konkretnej firmy. Jeśli nie masz pewności, czy dana sprzedaż jest dostawą wewnątrzwspólnotową, sprzedażą na odległość czy transakcją krajową, sprawdź to w podanych źródłach albo zapytaj księgowego lub doradcę podatkowego. Przepisy i wzory formularzy się zmieniają, dlatego przy każdym źródle podajemy datę sprawdzenia.

Kto składa VAT-UE i jakie transakcje wykazuje

Według art. 100 ust. 1 ustawy o VAT informację podsumowującą składają podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT UE. Wykazują w niej wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów na rzecz firm zidentyfikowanych do VAT w innym kraju UE, wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów od takich firm, dostawy w ramach transakcji trójstronnych, usługi rozliczane na zasadzie art. 28b świadczone firmom z innych krajów UE oraz przemieszczenia towarów w procedurze magazynu typu call-off stock.

Przy usługach biznes.gov.pl zawęża zakres: w informacji podsumowującej wykazujesz tylko te usługi, które są opodatkowane w państwie siedziby nabywcy. Dla sklepu oznacza to w praktyce głównie trzy rodzaje wierszy: towar sprzedany firmie z innego kraju UE, towar kupiony od dostawcy z innego kraju UE oraz usługa wykonana dla zagranicznej firmy, na przykład przygotowanie opisów produktów.

Poza VAT-UE zostają transakcje z osobami prywatnymi. Konsument z Niemiec czy Francji nie ma numeru VAT UE, więc sprzedaż do niego nie spełnia warunków z art. 100. Tę sprzedaż omawiamy niżej, bo sklep wysyłający paczki za granicę łatwo pomyli ją z dostawą do firmy.

Rejestracja VAT-UE i sprawdzenie kontrahenta

Zanim sklep dokona pierwszej dostawy lub pierwszego nabycia wewnątrzwspólnotowego, czynny podatnik VAT zawiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym (art. 97 ust. 1). Biznes.gov.pl wskazuje formularz VAT-R, ten sam co przy rejestracji do VAT. Jeśli firma jest już czynnym podatnikiem, aktualizuje zgłoszenie, a potwierdzenie nadania numeru VAT-UE otrzymuje na formularzu VAT-5UE. Przy usługach biznes.gov.pl zaznacza, że obowiązek rejestracji do VAT-UE dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych.

Druga strona transakcji też musi mieć ważny numer. Jednym z warunków stawki 0% przy dostawie wewnątrzwspólnotowej jest to, żeby nabywca miał właściwy i ważny numer identyfikacyjny z dwuliterowym kodem kraju i podał go sprzedawcy (art. 42 ust. 1 pkt 1). Numer sprawdzisz w systemie VIES prowadzonym przez Komisję Europejską: podajesz państwo i numer VAT UE kontrahenta. Jeśli klient twierdzi, że jest zarejestrowany, a VIES tego nie potwierdza, biznes.gov.pl podpowiada, że można zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.

Wynik sprawdzenia w VIES warto zapisać przy zamówieniu razem z datą. Przyda się, gdy przy korekcie albo pytaniu z urzędu trzeba będzie wrócić do tej transakcji.

Okres, termin i sposób złożenia

Informację podsumowującą składa się za okresy miesięczne, wyłącznie elektronicznie, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu transakcji (art. 100 ust. 3). Biznes.gov.pl dodaje, że okres jest miesięczny także wtedy, gdy sam VAT rozliczasz kwartalnie.

Informację wysyłasz tylko za miesiąc, w którym były transakcje wewnątrzwspólnotowe. Biznes.gov.pl wprost pisze, że nie składasz informacji zerowych. Na stronie formularzy podatki.gov.pl aktualny wzór to VAT-UE (5). Można go wypełnić w e-Urzędzie Skarbowym, jeśli masz profil zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel, albo przez formularz online podpisany certyfikatem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi. Wzór informacji określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 czerwca 2020 r.

W kalendarzu zapisz więc dwie różne daty: 25. dzień miesiąca dla VAT-UE oraz osobny termin pliku JPK_V7M albo JPK_V7K, zgodny z Twoim okresem rozliczeniowym.

Jakie dane wpisujesz przy każdym kontrahencie

Art. 100 ust. 8 wymienia zawartość informacji. Są w niej dane składającego i jego numer, a przy każdym kontrahencie jego ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych z dwuliterowym kodem kraju. Do tego dochodzi łączna wartość transakcji danego rodzaju w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów. Nie wpisujesz więc każdej faktury osobno, tylko sumę za miesiąc dla danego numeru VAT UE i rodzaju transakcji.

Przy transakcji trójstronnej informacja zawiera dodatkowo adnotację, że nabycie i dostawa zostały dokonane w ramach wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (art. 100 ust. 9). Przy nabyciu towarów wpisujesz numer VAT UE dostawcy, a przy dostawie i usłudze numer nabywcy.

Pułapka sklepu: sprzedaż konsumentom z UE to nie VAT-UE

Wysyłka towaru do osoby prywatnej w innym kraju UE to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO). Biznes.gov.pl podaje, że sposób jej rozliczenia zależy od limitu 10 tys. euro (42 tys. zł) rocznie. Do limitu wlicza się sprzedaż towarów konsumentom z innych krajów UE oraz usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne dla konsumentów. Limit dotyczy łącznej sprzedaży do wszystkich krajów UE i nie może być przekroczony ani w bieżącym, ani w poprzednim roku podatkowym.

Poniżej limitu masz trzy możliwości: rozliczać sprzedaż jak krajową, dobrowolnie zarejestrować się do VAT w kraju konsumentów albo zarejestrować się do procedury OSS. Po przekroczeniu limitu zostają dwie: rejestracja do VAT w każdym kraju sprzedaży albo OSS. Do OSS zgłaszasz się na formularzu VIU-R, a sprzedaż wykazujesz w kwartalnej deklaracji VIU-DO, składanej do końca miesiąca po kwartale przez system e-Deklaracje. Deklarację składa się także za kwartał bez sprzedaży.

Udział w OSS jest dobrowolny, ale po przystąpieniu rozliczasz w nim wszystkie transakcje z konsumentami z innych krajów UE. Dla informacji VAT-UE wniosek jest jeden: sprzedaż konsumentom do niej nie trafia, bez względu na to, czy rozliczasz ją w Polsce, w OSS czy w kraju klienta.

Syntetyczny miesiąc sklepu: co gdzie trafia

Przykład jest syntetyczny. Sklep z akcesoriami kuchennymi jest czynnym podatnikiem VAT i podatnikiem VAT UE. W październiku 2026 sprzedał firmie z Niemiec dwie partie towaru, za 5 000 zł i 3 000 zł, razem 8 000 zł, kupił towar od czeskiego dostawcy za 5 000 zł, przygotował opisy produktów dla firmy ze Słowacji za 1 200 zł i wysłał 14 paczek konsumentom we Francji i Austrii za 3 400 zł. Numery VAT UE wszystkich trzech kontrahentów potwierdził w VIES w dniu zamówienia.

Do informacji VAT-UE za październik trafiają trzy pozycje: dostawa do Niemiec (obie partie jako jedna suma 8 000 zł), nabycie z Czech i usługa dla Słowacji, każda z numerem kontrahenta i sumą za miesiąc. Paczki do konsumentów nie trafiają tam wcale. Termin złożenia informacji za październik to 25 listopada 2026. Gdyby sklep był zarejestrowany w OSS, sprzedaż konsumentom za październik wykazałby w deklaracji VIU-DO za IV kwartał.

Błąd w złożonej informacji: korekta i jej skutki

Jeśli w złożonej informacji jest jakikolwiek błąd, art. 101 nakazuje niezwłocznie złożyć jej korektę, również elektronicznie. Na stronie formularzy podatki.gov.pl korekta to formularz VAT-UEK (5). Przykłady takich błędów to literówka w numerze kontrahenta, transakcja przypisana do złego miesiąca albo sprzedaż konsumentowi wpisana jako dostawa do firmy.

Błąd ma skutek dla stawki. Art. 42 ust. 1a stanowi, że stawka 0% przy dostawie wewnątrzwspólnotowej nie ma zastosowania, jeżeli podatnik nie złożył informacji podsumowującej albo złożona informacja nie zawiera prawidłowych danych o tych dostawach, chyba że należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego. Dlatego przed 25. dniem warto porównać informację VAT-UE z ewidencją VAT, z której powstaje plik JPK_V7M albo JPK_V7K.

Lista kontrolna przed 25. dniem miesiąca

Najpierw wypisz z ewidencji wszystkie transakcje z firmami z innych krajów UE z poprzedniego miesiąca i rozdziel je na dostawy, nabycia i usługi. Potem przy każdej sprawdź, czy masz zapisany wynik weryfikacji numeru w VIES. Sprzedaż konsumentom odłóż na osobną listę do rozliczenia krajowego, OSS albo w kraju klienta.

Na koniec zsumuj wartości dla każdego numeru VAT UE i porównaj je z kwotami z ewidencji VAT. Jeśli w danym miesiącu nie było żadnej transakcji wewnątrzwspólnotowej, informacji nie wysyłasz. Gdy po wysyłce znajdziesz rozbieżność, złóż korektę od razu, bez czekania na kolejny miesiąc.

Pobierz dane do własnego ćwiczenia

CSV zawiera wyłącznie przypadek syntetyczny opisany powyżej. To karta do samodzielnego sprawdzenia, nie wynik rzeczywistego przypadku ani plik do importu.

Otwórz ćwiczenie CSV

Źródła i metoda

Opis przepisów na podstawie ustawy o VAT (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263) oraz stron biznes.gov.pl i podatki.gov.pl pobranych 20.10.2026; stan na 20 października 2026. Przykładowy miesiąc sklepu i wszystkie kwoty (8 000 zł, 5 000 zł, 1 200 zł, 3 400 zł, 14 paczek) są syntetyczne: nie opisują rzeczywistej firmy ani jej rozliczeń. Limit 10 tys. euro (42 tys. zł) i terminy pochodzą ze źródeł. Strona nie jest poradą podatkową.

• Ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 42, 97, 100, 101 — sprawdzono: 2026-10-20
• Biznes.gov.pl: VAT w handlu międzynarodowym, świadczenie i nabycie usług (rejestracja VAT-UE, informacja VAT-UE, terminy) — sprawdzono: 2026-10-20
• Biznes.gov.pl: jak rozliczać VAT od sprzedaży konsumentom z UE (limit 10 tys. euro, OSS, VIU-R, VIU-DO) — sprawdzono: 2026-10-20
• Biznes.gov.pl: jak sprawdzić kontrahenta (VIES) — sprawdzono: 2026-10-20
• Biznes.gov.pl: obowiązki podatnika VAT, ewidencja i JPK_V7 — sprawdzono: 2026-10-20
• Podatki.gov.pl: formularze VAT (VAT-UE (5), VAT-UEK (5)) — sprawdzono: 2026-10-20
• Podatki.gov.pl: punkt kompleksowej obsługi OSS i IOSS — sprawdzono: 2026-10-20
• ISAP: rozporządzenie MF z 26 czerwca 2020 r. w sprawie informacji podsumowującej (Dz.U. 2020 poz. 1138, tekst jednolity Dz.U. 2022 poz. 332) — sprawdzono: 2026-10-20

Daty sprawdzenia podano przy źródłach. Przykłady liczbowe są ilustracją obliczeń, a nie danymi konkretnego sklepu.